Setelah mengirimkan barang keluar negeri, eksportir akan mendapatkan B/L atau biil of lading dari perusahaan pelayaran pengangkut barang, dan B/L ini berfungsi untuk mengambil barang di pelabuhan tujuan. Selanjutnya eksportir menyiapkan dokumen-2 lainnya seperti drafts, invoice, packing list, weight list, COO dll untuk selanjutnya dikirim kepada importir, agar importir bisa mengambil barang dipelabuhan tujuan.
Eksportir, dalam mengirimkan dokumen kepada importir bisa dilakukan dengan dua cara :
- Eksportir mengirim dan menagih sendiri kepada importir
Eksportir mengirim dokumen dan menagih sendiri langsung kepada importir, dalam kondisi normal, importir setelah menerima dokumen akan segera membayar kepada eksportir, sehingga eksportir tidak dirugikan. Akan tetapi yang sering terjadi dalam prakteknya, importir setelah menerima dokumen akan langsung mengambil barang dulu dan beberapa hari / bulan kemudian baru akan membayar kepada eksportir. Dalam hal ini jelas bahwa eksportir dirugikan, dan sulit bagi eksportir untuk melakukan pengusutan.
- Eksportir menagih dan mengirim dokumen melalui Bank
Eksportir bisa minta tolong kepada “BANK” untuk mengirimkan dokumen -dokumen dan menagihkan kepada importir, dan apabila ini dilakukan maka proses ini yang disebut dengan“DOCUMENTARY COLLECTION” yaitu kegiatan mengirim dokumen dan menagih kepada importir di luar negeri yang dilakukan oleh bank atas permintaan eksportir.
Untuk lebih jelasnya silahkan melihat gambar berikut :
Keterangan Gambar :
- Eksportir dan importir melakukan contract jual beli barang
- Eksportir mengirimkan barang ke luar negeri melalui laut dan mendapatkan bukti B/L asli dari perusahaan pelayaran pengangkut barang.
- Eksportir menyiapkan dokumen-dokumen lainnya seperti : invoice, packing list, weight list dll, dan menyerahkan dokumen dokumen tersebut termasuk B/L, kepada remitting bank disertai dengan permohonan secara tertulis agar remitting bank mengirim dan menagihkan dokumen-dokumen tersebut kepada importir.
- Remitting bank membuat surat pengantar pengiriman dokumen (S/R) dan bersama-sama dokumen tersebut dikirim kepada collecting / presenting bank sesuai dengan perintah eksportir, dan collecting bank atau presenting bank memberitahu kedatangan dokumen ini kepada importir sekaligus menagih pembayaran.
- Importir melakukan pembayaran kepada Collecting / presenting bank
- Setelah menerima pembayaran dari importir, collecting atau presenting bank menyerahkandokumen – dokumen kepada importir dan importir bisa mengambil barang di pelabuhan tujuan.Bersamaan dengan saat menyerahkan dokumen kepada importir, Collecting bank / presenting bankmembayar kepada remitting bank
- Importir menyerahkan dokumen dokumen (terutama B/L) kepada agent dari shipping company untuk mendapatkan barang
- Pembayaran dari collecting bank / presenting bank oleh remitting bank dibayarkan kepada eksportir setelah menerima dokumen dokumen dari importir
- Shipping company menyerahkan barang kepada importir
Macam macam Documentary Collection :
- D/P atau Documents Against Payment
Eksportir meminta remitting bank agar menyerahkan dokumen-dokumen kepada importir atau melalui banknya apabila dia sudah membayar, hal ini bisa dilakukan kalau kesepakatan pembayarannya adalah sight atau unjuk, dan biasanya dokumen yang dikirim adalah Sight drafts atau wesel unjuk dan shipping documents (B/L, Invoice, P/L , W/L dll).
Dengan adanya permintaan eksportir tersebut, remitting bank membuat surat pengantar pengiriman dokumen yang disebut schedule of remittance (S/R) kepada collecting / presenting bank, yang isinya adalah meminta kepada collecting / presenting bank untuk menyerahkan dokumen kepada importir bila importir membayar.
Contoh perintah tersebut adalah :
“Please deliver documents against payment ” with or /
without protest.
- CAD atau Cash Against Documents
Pada prinsipnya hampir sama dengan documents against payment, bedanya hanya terletak pada dokumen yang dikirim, yaitu hanya Shipping documents saja dan tidak ada drafts
Cara ini disebabkan karena, kalau dokumen yang dikirim ada financial documents (misalnya drafts) maka akan timbul bea meterai khususnya di negara negara tertentu cukup mahal. Oleh karena itu untuk menghindari bea meterai tersebut maka eksportir memilih untuk tidak menyertakan financial documents, sehingga lahirlah cara collection seperti ini.
- D/A atau Documents Against Acceptance
Eksportir meminta remitting bank agar menyerahkan dokumen kepada importir setelah importir melakukan akseptasi drafts (berjanji akan membayar pada saat jatuh tempo).
Hal ini dilakukan mengingat kesepakatan pembayarannya adalah dengan jangka waktu tertentu/berjangka (tenor).
Dan perintah dari remitting bank ke collecting/presenting bank adalah
“Please deliver documents against acceptance” with or/ without protest “
- Free of Payment
Eksportir meminta remitting bank untuk menyerahkan dokumen kepada importir tanpa pembayaran karena mungkin pembayaran sudah dilakukan sebelum barang dikirim, cara ini biasa disebut dengan Free of Payment.
Dan perintahnya adalah :
“Please deliver documents to drawee free of payment”.
Dengan cara pembayaran DOCUMENTARY COLLECTION ini, eksportir merasa aman karena bisa dipastikan bahwa, importir tidak akan bisa mengambil barang sebelum melakukan pembayaran atau akseptasi. Namun menurut pengalaman beberapa rekan, ada juga kelemahan dengan cara pembayaran ini yaitu pihak Bank tidak bisa memaksa jika importir tidak mengambil dokumen / barang di pelabuhan.