Melanjutkan tulisan sebelumnya tentang dokumen Certificate Of origin (COO) berikut kami informasikan juga mengenai cara pembuatan dokumen COO secara online untuk keperluan ekspor barang. Seperti kita ulas sebelumnya bahwa dokumen COO atau SKA (Surat Keterangan Asal barang) merupakan salah satu dokumen yang biasanya dibuat oleh eksportir dan berfungsi untuk memberikan keterangan mengenai negara asal barang ekspor tersebut.
Bagi para eksportir di Indonesia saat ini pembuatan dokumen tersebut dirasa lebih mudah karena sebagian prosesnya sudah bisa dilakukan secara online melalui web : e-ska.kemendag.go.id. Bagi anda yang baru memulai ekspor dan memerlukan panduan untuk membuat dokumen COO tersebut kami sudah merangkumnya dalam tutorial yang kami kutip dari website resmi Kemendag RI.
Cara Pembuatan COO atau Surat Keterangan Asal (SKA) Secara Online
Secara garis besar, tahapan proses pada sistem e-SKA yang dapat dilakukan oleh eksportir/ pengusaha sebagai berikut :
1.Registrasi
Proses ini mencakup registrasi secara online oleh eksportir/pengusaha, verifikasi dokumen registrasi, dan approval data registrasi (penjelasan lebih detail dapat dilihat pada Alur Registrasi). Alur proses registrasi dijelaskan sebagai berikut :
1 : Sebelum menggunakan sistem e-SKA, eksportir/pengusaha diwajibkan untuk melakukan pendaftaran secara online ke website sistem e-SKA.
2 : Eksportir/pengusaha selanjutnya datang ke Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal (IPSKA) dengan membawa dokumen validasi perusahaan (NPWP, SIUP, TDP, dan lain-lain) untuk diverifikasi.
3 : Petugas IPSKA melakukan verifikasi dokumen validasi perusahaan terhadap data registrasi online.
4 : Jika verifikasi absah (data telah sesuai), petugas IPSKA melakukan approval terhadap data registrasi. Setelah data registrasi disetujui, eksportir/pengusaha dapat menggunakan sistem e-SKA.
2.Pengajuan Permohonan SKA
Proses ini mencakup tahapan-tahapan yang dilakukan pada saat permohonan SKA (penjelasan lebih detail dapat dilihat pada Alur Pengajuan Permohonan SKA).
1 : Setelah login ke sistem e-SKA, eksportir/pengusaha membuat permohonan baru SKA (Header, Goods, dan Cost Structure) yang disertai dengan upload file pendukung/dipersyaratkan, seperti PEB, Invoice, B/L, AWB, dan lain-lain.
2 : Data tersebut kemudian dikirimkan oleh eksportir/pengusaha ke IPSKA melalui sistem e-SKA.
3 : Petugas IPSKA memeriksa data permohonan yang baru, kemudian membandingkan data tersebut dengan file pendukung yang di-upload.
4 : Jika data sesuai, petugas IPSKA melakukan proses persetujuan terhadap data (persetujuan sementara). Nomor SKA akan di-generate secara otomatis oleh sistem.
5 : Data yang telah disetujui akan diproses lebih lanjut oleh eksportir/pengusaha.
6 : Eksportir/pengusaha mencetak SKA dan Cost Structure yang telah disetujui, kemudian menandatangani SKA (ditandatangani oleh Kuasa Perusahaan).
7 : Eksportir/pengusaha kemudian mendatangi petugas IPSKA dengan membawa SKA yang telah ditandatangani disertai dengan dokumen pendukung dalam bentuk hard copy.
8 : Petugas IPSKA menerima dokumen SKA beserta pendukungnya dari eksportir/ pengusaha yang datang ke kantor IPSKA. Petugas IPSKA kemudian melakukan verifikasi terhadap dokumen asli/hard copy dengan data permohonan yang ada di sistem e-SKA.
9 : Jika verifikasi absah (valid), petugas IPSKA akan memberikan approval terhadap permohonan pada sistem e-SKA. Dokumen SKA tersebut kemudian ditandatangani oleh pejabat IPSKA.
10 : Petugas IPSKA melakukan scan dan upload dokumen SKA yang telah disetujui.
11 : Petugas IPSKA menyerahkan dokumen SKA ke eksportir/pengusaha. Proses penerbitan SKA telah selesai.
Penggunaan Tanda Tangan Elektronik pada COO / Surat Keterangan Asal (SKA)
Pada akhir bulan Maret 2020 pemerintah melalui Kementerian Perdagangan mengeluarkan peraturan tentang pemberlakuan tanda tangan dan stempel elektronik (Affixed Signature and Stamp)dalam penerbitan SKA . Hal tersebut tentunya sangat disambut baik oleh eksportir karena selain mempercepat proses penerbitan SKA, juga akan meminimalisir biaya. Lalu bagaimana tata cara pembuatan SKA dengan cara baru ini ? Berikut alurnya :
Dari tata cara atau alur proses tersebut bisa ketahui bahwa dalam proses pembuatan SKA secara online dengan tanda tangan dan stempel elektronik diperlukan beberapa dokumen pelengkap, antara lain :
- Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
- Invoice (Commercial Invoice)
- Packing List
- Transport Document (Bill of Lading atau Airway Bill)
- Cost Structure
Jika kelengkapan dan proses tersebut sudah kita ikuti dengan baik, biasanya untuk penerbitan dokumen SKA ini relatif cepat. Jika sistem normal dan tidak ada gangguan dalam koneksi internet, dalam satu hari kerja dokumen tersebut sudah bisa kita ambil di IPSKA.
*IPSKA : Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal
Baca Juga : Jenis – Jenis SKA Dalam Perdagangan Ekspor Impor
Tutorial Step by Step Pembuatan Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate Of Origin (COO) Ekspor.
Untuk mendapatkan info yang lebih lengkap dan detil tentang cara pendaftaran, pengisian data, dan pencetakan dokumen SKA silahkan mengikuti panduan step by step berikut ini (downloadable) :